Manajemen Layanan Informasi pada PT. PERTAMINA (PERSERO)

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PERUSAHAAN

PT. PERTAMINA (PERSERO)

 

Disusun oleh :

1.   Akbar Ponco P.

2.   Donny Darmawan

3.   Kurnia Tama

4.   M. Fahmi Jamil

5.   Rizky Mahesha Agni

Jurusan Sistem Informasi

Universitas Gunadarma

2017

BAB I

PENDAHULUAN

1.1      Latar Belakang

            Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

            Perkembangan sistem informasi merupakan salah satu tolak ukur kemampuan adaptasi suatu perusahaan terhadap perkembangan zaman. Pada era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat, setiap perusahaan harus mampu melakukan inovasi dalam perkembangan sistem informasi agar efektifitas dan tujuan perusahaan serta daya saing perusahaan dapat terbangun dengan baik. Dalam membangun teknologi dan sistem informasi, perusahaan memerlukan perubahan yang terus menerus dan berkelanjutan. Teknologi dan sistem informasi yang merupakan kolaborasi antara teknologi informasi dan komunikasi yang memainkan peran utama pengembangan sistem informasi merupakan sebuah alat utama yang digunakan sebagai penentu daya saing suatu perusahaan.

            Pentingnya pengembangan sistem informasi tersebut dapat ditanggapi peusahaan dengan tiga alternatif, yaitu : membeli aplikasi jadi, insourcing sistem informasi, dan outsourcing sistem informasi. Dari ketiga alternatif tersebut, outsourcing merupakan alternatif yang paling tepat untuk diterapkan bagi perusahaan yang memiliki prosedur yang unik, tetapi memiliki keterbatasan waktu dan tenaga ahli, serta kedisiplinan anggaran  untuk menghasilkan sistem yang standar karena organisasi modern cenderung bersifat ramping dan mengejar efektifitas dan efisiensi, sehingga organisasi cenderung untuk lebih fokus kepada core business-nya.

            Salah satu contoh perusahaan besar yang menggunakan sistem outsourcing dalam penerapan sistem informasi adalah PT. Pertamina. Perusahaan minyak Indonesia tersebut menerapkan sistem outsourcing dalam penerapan sistem informasi serta jaringan komunikasi dan database perusahaan, sehingga segala aktifitas yang terjadi dalam PT. Pertamina tersebut sangat bergantung kepada sistem informasi outsourcing. Dengan penerapan outsourcing sistem informasi tersebut PT. Pertamina mampu menghadapi persaingan global dan bertahan sampai saat ini.

1.2      Rumusan Masalah

1.      Apa itu Sistem Informasi Perusahaan?

2.      Bagaiman Penerapan Sistem Informasi Perusahaan?

3.      Sebutkan Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan?

4.      Bagaimana Penerapan Outsourcing Sistem Informasi di PT. Pertamina?

5.      Sebutkan Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing Sistem Informasi di PT. Pertamina?

1.3      Tujuan Penulisan

1.      Untuk mengetahui Sistem Informasi Perusahaan

2.      Untuk mengetahui Penerapan Sistem Informasi Perusahaan

3.      Untuk mengetahui Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan

4.      Untuk mengetahui Penerapan Sistem Informasi di PT. Pertamina

5.      Untuk mengetahui Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing Sistem Informasi di PT. Pertamina

BAB II

PEMBAHASAN

2.1   Sistem Informasi Perusahaan

            Sistem informasi perusahaan adalah suatu sistem berbasis computer yang dapat melakukan semua tugas akuntansi standatr bagi semua unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinasi

            SIM Perusahaan saat ini mengakumulasi seluruh data transaksi akuntansi dari bagian manu faktur , penjualan , pembelian , sumber daya manusia, dan berbagai fungsi bisnis lain. Data itu berhubungan dengan sumber daya organisasi dan perencanaan tidak dapat dilakukan tanpa memahami bagaimana tiap penjualan. tiap unit yang diproduksi ,dan tiap tindakan tanpa mempengaruhi keseluruhan organisasi.

2.2  Penerapan Sistem Informasi Perusahaan

            Penerapan SIM perusahaan umumnya berlangsung sekitar dua tahun. Penyebab periode waktu yang panjang bukan hanya kerumitan dan ruang lingkup proyek tetapi juga keharusan untuk berurusan dengan sistem warisan . Sistem warisan adalah sistem yang umumnya melaksanakan proses bisnis inti perusahaan tetapi dikembangkan bertahun-tahun lalu dan tidak mencakup teknologi dan metodelogi terbaru.

2.3  Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan

            Kegagalan sistem infomasi perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan sebelum penerapan atau diterapkan begitu gagal sehingga organisasi kembali  ke sistem infomasi yang dahulu. Ini merupakan biaya yang buruk karena organisasi umumnya telah menginvestasikan jutaan dolar dan banyak jam kerja dalam proyek SIM perusahaan . Namun kegagalan sistem informasi perusahaan tidak berarti bahwa organisasi menyerah sepenuhnya .Organisasi tersebut dapat mencoba lagi .

            Organisasi dapat meminimalkan kemungkinan kegagalan SIM perusahaan dengan mengambil langkah-langkah sebagai berikut :

1.   Mengerti kerumitan organisasi.

2.   Mengenali proses yang dapat menurun nilainya bila standarisasi dipaksakan.

3.   Mencapai consensus dalam organisasi sebelum memutuskan menerapkan  system informasi perusahaan.

2.4  Penerapan Sistem Informasi di PT. Pertamina

            Sebagai salah satu perusahaan terbesar di Indonesia yang bergerak dalam bidang pengolahan minyak dan gas bumi, PT. Pertamina meningkatkan daya saing bisnisnya dengan menggunakan suatu sistem informasi yang mengitegrasikan seluruh aktifitas bisnis perusahaan yang disebut dengan Enterprise Resource Planning atau ERP. Sistem informasi ini meupakan kunci dari segala aktifitas dan kegiatan yang dilakukan oleh PT. Pertamina mulai dari absen pegawai, komunikasai, transaksi perusahaan, hingga cuti dan gaji pegawai terintegrasi oleh sistem ini. Kurangnya sumber daya PT. Pertamina dalam pengadaan sistem ERP membuat perusahaan tersebut melakukan outsourcing sistem informasi ERP. Dalam penerapan outsourcing tersebut PT. Pertamina menggunakan software MySAP sebagai program ERP mereka.

            MySAP merupakan salah satu aplikasi praktis ERP yang terbesar di dunia. Saat ini penggunaan sistem ERP dengan label MySAP di terapkan hampir disemua perusahaan negara di Indonesia. MySAP dipilih oleh PT. Pertamina sebagai outsourcing sistem informasi berupa ERP karena kemudahan dan kepraktisan penggunaannya bagi karyawan PT. Pertamina.

            Kebijakan PT. Pertamina dalam melakukan outsourcing sistem informasi ERP berupa MySAP dilakukan dengan pembayaran loyalti untuk subscribe atau berlangganan software MySAP yang dihitung bedasarkan pada jumlah akun setiap tahunnya.  Jumlah akun tersebut merupakan jumlah total karyawan PT. Pertamina yang terkait dengan aktifitas internal dan eksternal perusahaan, sehingga PT. Pertamina harus menyediakan anggaran dana yang cukup besar setiap tahunnya untuk membayar loyalti sistem informasi ERP tersebut.

            Keterbatasan kemampuan dan sumber daya PT. Pertamina dalam pengadaan sistem informasi ERP tersebut membuat PT. Pertamina bergantung kepada software MySAP sebagai tulag punggung segala aktifitas transaksi perusahaan. Untuk itu PT. Pertamina dengan divisi khusus IT-nya yang dikenal dengan CSS atau Cosporate Shared Service terus mengembangkan berbagai metode sistem ERP pribadi perusahaan sehingga kedepannya didapat sistem ERP yang paling cocok dengan kegiatan PT. Pertamina tanpa harus berlangganan dan membayar loyalti, namun rencana tersebut masih sebatas tingkat pengembangan.

            Untuk meminimalkan biaya berlangganan MySAP, PT. Pertamina melaluyi divisi CSSnya mengupayakan sistem ID internet. Dengan sistem tersebut satu akun dalam MySAP dapat digunakan oleh beberapa karyawan dalam satu divisi, sehingga anggaran biaya berlangganan MySAP tahunan yang dikeluarkan PT. Pertamina dapat diminimalkan.

2.5  Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing Sistem Informasi di PT. Pertamina

            Penggunaan outsourcing sistem informasi ERP di PT. Pertamina memberi dampak positif dan negatif bagi perusahaan. secara umum, dampak positif dari outsourcing sistem informasi tersebut adalah:

1.     Data perusahaan terintegrasi: Dengan outsourcing sistem informasi ERP tersebut membuat data – data perusahaan menjadi terorganisir dan terintegrasi satu sama lain, sehingga mempermudah segala aktifitas yang berhubungan dengan pengolahan data, transaksi perusahaan, dan monitoring serta evaluasi kegiatan perusahaan.

2.   Kegiatan bisnis perusahaan lebih terfokus: Dengan outsourcing sistem informasi maka PT. Pertamina dapat lebih memfokuskan kegiatan perusahaannya pada kompetensi inti perusahaan tanpa harus lebih banyak memikirkan sistem informasi perusahaan, sehingga PT. Pertamina dapat lebih memfokuskan kegiatan kerja mereka pada aktifitas pengeboran dan produksi minyak dan gas.

3.      Keamanan data lebih terjamin: Data dan rahasia perusahaan merupakan hal yang sangat penting, dengan digunakannya ERP berupa MySAP sebagai sistem informasi yang mengintegrasikan data tersebut maka komunikasi dan transaksi perusahaan sudah bersifat papper-less atau sudah tidak lagi menggunakan kertas, sehingga data-data dan rahasia perusahaan akan tercatat dan terekam secara digital, sistem keamanan data yang disimpan juga dilindungi oleh firewall yang membuat data lebih sulit untuk diakses maupun diretas oleh pihak luar.

4.      Mempermudah persaingan di pasar global: Dengan outsourcing sistem informasi mempermudah PT. Pertamina dalam menghadapi persaingan global, hal ini dikarenakan perkembangan sistem informasi outsourcing yang diterapkan oleh PT. Pertamina (MySAP) merupakan sistem informasi yang banyak digunakan di seluruh dunia, sehingga teknologi yang dimiliki PT. Pertamina merupakan teknologi dengan standar dunia.

            Meskipun memiliki berbagai keuntungan dalam penerapan outsourcing sistem informasi di PT. Pertamina, namun masih terdapat beberapa kelemahan dari outsourcing sistem informasi tersebut, diantaranya adalah:

1.  Menaikan anggaran perusahaan: Sistem outsourcing yang diterapkan di PT. Pertamina merupakan sistem berlangganan (subscribe) dengan periode waktu per tahun. Perhitungan pembayarannya pun dihitung berdasarkan jumlah akun atau ID yang digunakan. Banyaknya jumlah pegawai pertamina membuat biaya berlangganan sistem informasi tersebut menjadi mahal dan meningkatkan anggaran perusahaan.

2.      Terciptanya ketergantungan terhadap sistem informasi outsourcing: Segenap kemudahan yang diberikan dari outsourcing sistem informasi membuat seluruh aktifitas bisnis dan komunikasi perusahaan bergantung kepada sistem informasi tersebut. Ketergantungan tersebut dapat memberi dampak negatif bagi perusahaan, karena bila terjadi gangguan sistemik pada perusahaan outsourcing yang mampu merusak jaringan dari sistem tersebut maka aktifitas kerja dan transaksi perusahaan dapat terhenti, dan data-data perusahaan juga akan terancam keamanannya.

3.    Ketidaksesuaian fitur yang dibutuhkan: dalam penerapan outsourcing sistem informasi ERP seluruh aplikasi yang digunakan seragam di seluruh dunia, padahal kebutuhan sistem ERP tiap perusahaan berbeda-beda, dengan outsourcing sistem informasi tersebut PT. Pertamina harus mengatur ulang alur kerja perusahaan menyesuaikan dengan sistem ERP outsourcing.

                                   

                       

           

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

          Sistem Infomasi Perusahaan adalah sistem berbasis komputer yang dapat melaksanakan semua tugas standar bagi seluruh unit organisasi secar terintegrasi dan koordinasi. Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP)  adalah sistem yang memampukan manajemen berbagai proses internal organisasi. Memperluas konsep tersebut melampaui batas-batas organisasi melampaui control organisasi sangat memperumit masalah.

          Outsourcing sistem informasi yang digunakan oleh PT. Pertamina adalah sistem informasi ERP yaitu MySAP. Sistem informasi tersebut digunakan untuk mengatur setiap aktifitas kerja dan transaksi perusahaan. Dalam kontrak kerjanya pembayaran outsourcing sistem informasi tersebut dilakukan tiap tahun dengan membayar loyalti untuk setiap ID atau akun yang digunakan.

            Terdapat kelebihan dan kekurangan dari penerapan outsourcing sistem informasi di PT. Pertamina, beberapa kelebihannya diantaranya adalah:

1.      Data perusahaan terintegrasi

2.      Kegiatan bisnis perusahaan lebih terfokus

3.      Keamanan data lebih terjamin

4.      Mempermudah persaingan di pasar global

            Beberapa kelemahan dari penerapan outsourcing sistem informasi di PT. Pertamina diantaranya adalah:

1.      Menaikan anggaran perusahaan

2.      Ketergantungan terhadap sistem informasi outsourcing

3.      Ketidaksesuaian fitur yang dibutuhkan

3.2 Saran

Penerapan outsourcing dalam pengembangan sistem dan teknologi informasi oleh perusahaan tetap masih tepat. Namun perusahaan perlu memperhatikan hal-hal terkait dengan kesuksesan dalam penerapan outsourcing, atau mungkin dengan opsi lain dengan menggunakan insourcing, semua ada kelebihan dan kekurangannya. Jika perusahaan  tetap menerapkan outsourcing, ada hal-hal yang harus dilakukan untuk mendapatkan keberhasilan dalam outsourcing IT ini, yaitu :

1.      Menentukan tujuan; tujuan utama-pengurangan biaya; beberapa tujuan – value for money dan pengembangan teknologi; manajemen krisis- untuk mengatasi kesulitan keuangan

2.      Memahami tujuan dari para stakeholder

3.      Menganalisa tujuan yang telah ditentukan

4.      Menyeleksi vendor outsource

5.      Benchmarking

6.      Perbaikan internal; staff, system, proses, etc

7.      Menentukan servis yang diinginkan dari vendor outsource

8.      Analisa business case

9.      Mentransfer staff

10.  Manajemen outsourcing (pengelolaan outsourcing, pengukuran keberhasilan, pembatasan dan alokasi resiko serta pengontrolan)

DAFTAR PUSTAKA

Alamsyah, dkk. “Sistem Informasi Manajemen Perusahaan”.

http://mbegedut.blogspot.com/2012/10/contoh-makalah-sim-perusahaan.html

http://id.scribd.com/doc/23652804/Sistem-Informasi-Perusahaan

http://reza51.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2014/03/20/penerapan-outsourcing-sistem-informasi-di-pt-pertamina/